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Comprovantes de pagamento devem ser arquivados por até 5 anos

Começo de ano é o período mais adequado para o consumidor organizar a papelada acumulada no ano anterior. A tarefa de descartar documentos deve ser feita com cautela, já que muitos precisam ser arquivados por, pelo menos, cinco anos. É o caso dos comprovantes de serviços contínuos, como água, luz, telefone, cartão de crédito e escola, que podem ser substituídos pela declaração anual de quitação. A declaração deve ser enviada pelas empresas até o mês de maio.

Segundo a advogada Helen Zanellato da Motta Ribeiro, que atua na área de Direito do Consumidor da Sociedade de Advogados Alceu Machado, Sperb & Bonat Cordeiro, alguns documentos deveriam ser guardados por mais tempo até do que o previsto em lei. “Por exemplo, os contratos com instituições de ensino costumam ser renovados anualmente e muitos consumidores acabam descartando o documento anterior. Porém, o ideal é guardar por, pelo menos, três anos. Assim, é possível avaliar eventuais mudanças no serviço e os índices de reajustes”, recomenda.

Ela explica que comprovantes de pagamento de tributos, como IPTU, IPVA e Imposto de Renda (IR) devem ser arquivados por cincos anos. Além disso, os documentos utilizados para preencher o IR também precisam ser arquivados juntos com a declaração e o recibo de entrega.

No caso de notas ficais, recibos de pagamentos e certificados de garantia de produtos e serviços duráveis, os documentos devem ser arquivados por toda a vida útil do produto. “Mesmo depois de expirado o prazo de garantia fornecido pela empresa, o consumidor pode acionar a garantia, se for constatado algum vício ou defeito de fabricação”, afirma a advogada.

Outros comprovantes:

Aluguel e condomínio – os recibos de pagamento de aluguel devem ser mantidos por três anos, após o encerramento do contrato, e os de condomínio, como não existe prazo específico em lei, o ideal é guardar por dez anos.

Plano de saúde – a proposta e o contrato devem ser mantidos por cinco anos, prazo máximo para fazer alguma reclamação judicial. Já para os comprovantes de pagamentos, devem ser armazenadas as 12 mensalidades anteriores ao reajuste anual.

Seguro – a apólice, os pagamentos e a proposta devem ser arquivados por um ano após a vigência do seguro.

Extratos bancários – os extratos podem ser guardados por um ano, se o consumidor tiver costume de imprimir. Mas, ele também pode solicitar o extrato apenas de determinado período para comprovar o pagamento de algum débito.

Pagamento de funcionários – os recibos de pagamentos feitos à funcionários devem ser arquivados por cinco anos, o que inclui os comprovantes de férias e 13.º salário, além de registro de frequência, se for o caso. Recibos de INSS e FGTS devem ser armazenados por dez anos. Pagamentos feitos a profissionais liberais (advogados, médicos etc) também devem ser arquivados por cinco anos.

A advogada esclarece ainda que, se o consumidor perdeu algum documento ou nota fiscal, ele pode solicitar acesso aos arquivos da empresa para consultar alguma pendência. “No caso de segunda via de nota fiscal, a empresa não é obrigada a fornecer, mas também não pode cobrar pela emissão”, finaliza.